Klient prosi o indywidualną wycenę, zestaw produktów, ofertę dla firmy albo propozycję uwzględniającą dodatkowe usługi i warunki realizacji. Produkty masz już w WooCommerce, ale przygotowanie dokumentu oznacza ponowne kopiowanie nazw, zdjęć, opisów i cen do Worda, Excela lub Canvy.
Przy jednej ofercie można jeszcze poświęcić na to czas. Gdy jednak zapytań pojawia się więcej, ręczne składanie dokumentów zaczyna niepotrzebnie zajmować kolejne godziny.
Właśnie dlatego powstał Ofertomat Pro – generator ofert PDF dla WooCommerce. To wtyczka, która pozwala wykorzystać dane znajdujące się już w sklepie, dopasować propozycję do konkretnego klienta, zapisać ją i udostępnić w wygodnej formie.
Powiem szczerze: sama jestem z tego rozwiązania bardzo zadowolona, ponieważ dokładnie takiego narzędzia brakowało mi w codziennej pracy. Chciałam przygotowywać estetyczne oferty szybciej, bez każdorazowego przepisywania produktów do osobnego dokumentu.
Dlaczego ręczne przygotowywanie ofert zabiera tak dużo czasu?
W sklepie WooCommerce większość potrzebnych informacji już istnieje. Produkty mają nazwy, zdjęcia, opisy, ceny, warianty i numery SKU. Mimo to przy tworzeniu indywidualnej oferty dane te często trzeba ponownie przenosić do innego programu.
Zwykle oznacza to:
- kopiowanie nazw produktów,
- pobieranie i wstawianie zdjęć,
- przepisywanie cen, rabatów i stawek VAT,
- dodawanie danych klienta,
- uzupełnianie warunków płatności i realizacji,
- ręczne obliczanie wartości pozycji,
- składanie dokumentu tak, aby wyglądał profesjonalnie.
Każda zmiana ustaleń z klientem może oznaczać ponowne otwarcie dokumentu, poprawianie tabel i generowanie kolejnej wersji PDF. Przy większej liczbie zapytań ofertowanie zaczyna pochłaniać znaczną część dnia.
Czym jest Ofertomat Pro?
Ofertomat Pro to generator ofert PDF działający bezpośrednio w WordPressie i WooCommerce.
Zamiast tworzyć dokument od pustej kartki, możesz wybrać produkty znajdujące się już w sklepie, uzupełnić dane odbiorcy, ustawić indywidualne ceny i warunki, a następnie zapisać gotową ofertę.
Możesz ją później:
- ponownie otworzyć i edytować,
- zduplikować i wykorzystać jako podstawę kolejnej propozycji,
- pobrać jako dokument PDF,
- wydrukować,
- udostępnić klientowi za pomocą indywidualnego linku.
Jak działa generator ofert PDF dla WooCommerce?
Cały proces odbywa się w panelu WordPressa. W praktyce wygląda to tak:
- tworzysz nową ofertę albo duplikujesz wcześniejszą,
- wpisujesz lub wybierasz dane klienta,
- dodajesz produkty i warianty z WooCommerce,
- w razie potrzeby dodajesz własne pozycje spoza sklepu,
- ustawiasz ilości, ceny, rabaty, jednostki i stawki VAT,
- uzupełniasz wprowadzenie oraz warunki współpracy,
- zapisujesz ofertę i wracasz do niej później albo od razu generujesz PDF,
- pobierasz dokument, drukujesz go lub kopiujesz link dla klienta.
Największa zaleta? Produkty już masz w sklepie
Nie zaczynasz od pustego dokumentu. Produkty są już zapisane w WooCommerce, dlatego mogą zostać wykorzystane jako baza do przygotowania oferty handlowej.
Do dokumentu możesz pobrać między innymi:
- nazwę produktu,
- opis,
- zdjęcie,
- SKU,
- cenę,
- wariant produktu,
- jednostkę sprzedaży,
- stawkę VAT.
Dzięki temu oszczędzasz czas i ograniczasz ryzyko błędów wynikających z ręcznego przepisywania informacji.
Oferta nie musi być kopią karty produktu
Dane pobrane z WooCommerce możesz zmienić na potrzeby konkretnej propozycji. Modyfikacje dotyczą wyłącznie przygotowywanej oferty i nie zmieniają produktu widocznego w sklepie.
Dla każdej pozycji możesz między innymi:
- zmienić nazwę,
- skrócić lub rozbudować opis,
- ustawić inną ilość,
- nadać indywidualną cenę,
- dodać rabat procentowy lub kwotowy,
- zmienić stawkę VAT,
- wybrać jednostkę sprzedaży,
- pokazać albo ukryć zdjęcie, opis i SKU,
- zmienić zdjęcie użyte w dokumencie,
- oznaczyć produkt jako opcję dodatkową.
To szczególnie przydatne wtedy, gdy oferta obejmuje indywidualne ceny, większe ilości, niestandardowy zestaw albo specjalne warunki dla konkretnego odbiorcy.
Dodawaj własne produkty i usługi spoza WooCommerce
Nie każda pozycja w ofercie musi znajdować się w katalogu sklepu.
Ofertomat Pro pozwala dodawać własne pozycje, na przykład:
- transport,
- montaż,
- projekt,
- konsultację,
- produkt wykonywany na zamówienie,
- dodatkową usługę,
- niestandardowy zestaw,
- opcjonalny element propozycji.
Dla takiej pozycji możesz określić nazwę, opis, zdjęcie, cenę, ilość, jednostkę, rabat i VAT. Nie musisz dodawać jej do ogólnodostępnego katalogu WooCommerce.
Zapisz ofertę i wróć do niej później
Nie każdą propozycję da się przygotować podczas jednej rozmowy z klientem. Czasem trzeba poczekać na potwierdzenie zakresu, dostępności produktów, terminu realizacji albo ceny transportu.
Ofertę możesz zapisać, a następnie ponownie ją otworzyć i edytować.
Możesz między innymi:
- zmienić produkty i ilości,
- zaktualizować ceny,
- dodać kolejny rabat,
- poprawić dane klienta,
- zmienić termin ważności,
- uzupełnić warunki realizacji,
- wygenerować nową wersję dokumentu.
Dzięki temu oferta nie jest jednorazowym plikiem, lecz dokumentem, nad którym możesz dalej pracować.
Duplikuj wcześniejsze oferty
Jeżeli przygotowujesz podobne propozycje dla różnych klientów, nie musisz za każdym razem zaczynać od początku.
Istniejącą ofertę możesz zduplikować, a następnie zmienić dane odbiorcy, produkty, ceny, ilości lub warunki współpracy.
Funkcja duplikowania przydaje się szczególnie przy:
- powtarzających się zapytaniach,
- ofertach dla różnych klientów obejmujących podobny zestaw produktów,
- tworzeniu kilku wariantów jednej propozycji,
- aktualizowaniu starszych wycen,
- przygotowywaniu wersji podstawowej i rozszerzonej.
Co może znaleźć się w ofercie handlowej?
Ofertomat Pro nie ogranicza się do prostego zestawienia produktów i cen. Dokument może zawierać pełną propozycję handlową dopasowaną do sytuacji klienta.
W ofercie możesz umieścić między innymi:
- dane sprzedawcy,
- dane klienta,
- indywidualny numer oferty,
- datę przygotowania i termin ważności,
- wprowadzenie,
- opis potrzeb klienta,
- proponowane rozwiązanie,
- produkty pobrane z WooCommerce,
- własne produkty i usługi,
- zdjęcia i opisy,
- ilości, ceny i rabaty,
- wartości netto i brutto,
- warunki płatności,
- termin i sposób realizacji,
- wysokość zaliczki,
- dodatkowe informacje i dane kontaktowe.
PDF, wydruk czy link do oferty?
Po przygotowaniu propozycji możesz wybrać sposób, w jaki przekażesz ją klientowi.
Gotową ofertę możesz:
- pobrać jako dokument PDF,
- dołączyć jako załącznik do wiadomości e-mail,
- wydrukować,
- skopiować jej indywidualny link,
- wysłać link przez e-mail lub komunikator.
Możliwość udostępnienia linku jest wygodna szczególnie wtedy, gdy chcesz szybko przekazać klientowi dokument bez ręcznego pobierania i dodawania załącznika.
Dla kogo Ofertomat Pro będzie szczególnie przydatny?
Wtyczka sprawdzi się wszędzie tam, gdzie klient potrzebuje indywidualnej propozycji, a nie wyłącznie standardowego zakupu przez koszyk.
Może być szczególnie przydatna dla:
- sklepów WooCommerce przygotowujących wyceny dla firm,
- producentów i hurtowni,
- sprzedawców obsługujących klientów B2B,
- firm sprzedających produkty razem z usługami,
- sklepów z wyposażeniem wnętrz,
- firm technicznych i budowlanych,
- drukarni i agencji reklamowych,
- firm oferujących montaż, konfigurację lub transport,
- sprzedawców przygotowujących indywidualne zestawy,
- firm, które regularnie odpowiadają na zapytania o wycenę.
Dlaczego sama tak bardzo polubiłam to rozwiązanie?
Bo to jedna z tych wtyczek, które naprawdę porządkują pracę.
Zamiast zastanawiać się, jak ponownie poskładać dokument i gdzie znaleźć zdjęcia produktów, można skupić się na samej propozycji dla klienta: odpowiednim zestawie, cenie, argumentach i warunkach realizacji.
Lubię również to, że przygotowana oferta nie znika po wygenerowaniu PDF-u. Można ją zapisać, poprawić, zduplikować, ponownie wykorzystać i udostępnić klientowi w wybranej formie.
Jakie korzyści daje Ofertomat Pro?
- oszczędność czasu – produkty nie muszą być ręcznie przepisywane do kolejnego programu,
- spójność dokumentów – kolejne oferty zachowują uporządkowany wygląd,
- mniej pomyłek – dane produktów są pobierane bezpośrednio z WooCommerce,
- większa elastyczność – każdą pozycję możesz dopasować do danego klienta,
- własne pozycje – możesz dodawać produkty i usługi spoza katalogu sklepu,
- ponowna edycja – do zapisanej oferty możesz wrócić później,
- duplikowanie – podobnych dokumentów nie trzeba tworzyć od początku,
- wygodne udostępnianie – oferta może być przekazana jako PDF, wydruk lub link,
- lepsza obsługa klientów B2B – indywidualne ceny i warunki można przedstawić w jednym dokumencie.
Czy warto wdrożyć generator ofert w WooCommerce?
Jeżeli choć od czasu do czasu przygotowujesz dla klientów indywidualne wyceny, zestawienia produktów lub propozycje handlowe, takie narzędzie może znacząco ograniczyć liczbę powtarzalnych czynności.
Największą wartość Ofertomat Pro pokazuje w sklepach, które nie działają wyłącznie w modelu „dodaj do koszyka i kup”, ale obsługują również zapytania B2B, niestandardowe zestawy, większe zamówienia albo sprzedaż produktów połączoną z usługami.
Podsumowanie
Ofertomat Pro – generator ofert PDF dla WooCommerce pomaga tworzyć profesjonalne propozycje bez ręcznego składania każdego dokumentu od początku.
Pozwala wykorzystać produkty znajdujące się już w sklepie, dodać własne pozycje, dopasować ceny i warunki do klienta, zapisać ofertę, wrócić do jej edycji oraz zduplikować ją na potrzeby kolejnego zapytania.
Gotową propozycję możesz pobrać jako PDF, wydrukować albo udostępnić klientowi za pomocą indywidualnego linku.
Zobacz Ofertomat Pro i sprawdź, jak może wyglądać oferta przygotowana bezpośrednio z produktów WooCommerce.